Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment BODY BUD LTD, exerçant sous le nom commercial bodybud (désignée dans la présente politique par « bodybud », « nous » ou « notre »), collecte, utilise, conserve et partage des données personnelles lorsque vous visitez notre site, effectuez un achat, nous contactez, vous abonnez à nos communications marketing, interagissez avec nos publicités ou utilisez nos services de toute autre manière.

Cette politique s’applique à notre site www.bodybud.co.uk, à nos canaux de service client (y compris l’assistant de chat de notre site), à nos activités d’e-mail marketing, à nos processus de traitement des commandes et aux systèmes associés que nous utilisons pour exploiter notre activité.

Pour toute question sur cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits en matière de protection des données, contactez-nous à chat@bodybud.co.uk.

Responsable du traitement : BODY BUD LTD
Nom commercial : bodybud
Numéro d’immatriculation : 14494016
Adresse du siège / de l’activité : Office 326, 321-323 High Road, Chadwell Heath, Essex, RM6 6AX, Royaume-Uni

1. Données personnelles que nous collectons

Les données personnelles sont des informations permettant de vous identifier directement ou indirectement. Les informations que nous collectons dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous.

Informations que vous nous fournissez

  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone
  • Adresse de facturation
  • Adresse de livraison
  • Détails de commande
  • Informations de paiement et de transaction
  • Messages adressés au service client
  • Questions et messages que vous saisissez ou dictez dans l’assistant de chat de notre site
  • Informations que vous choisissez de communiquer dans le formulaire du chat lorsque vous demandez que votre question soit transmise à notre équipe
  • Demandes d’information sur les produits
  • Préférences produits ou détails de vos demandes
  • Avis, commentaires, réponses à des enquêtes ou formulaires envoyés
  • Préférences marketing et paramètres de communication

Informations collectées automatiquement

  • Adresse IP
  • Type et version du navigateur
  • Type d’appareil
  • Fuseau horaire
  • Identifiants de cookies
  • Pages, produits et termes de recherche consultés
  • La page que vous consultez lorsque vous utilisez le chat de notre site
  • Source de provenance
  • Votre manière d’interagir avec notre site, nos publicités et nos e-mails

Informations provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des informations de prestataires qui nous aident à exploiter notre site, traiter les commandes, livrer les produits, mener des campagnes marketing, analyser les performances, prévenir la fraude ou assurer le service client.

2. Comment nous utilisons vos données personnelles

  • Pour exploiter notre site et fournir nos services
  • Pour traiter et exécuter vos commandes
  • Pour encaisser les paiements et émettre des factures ou confirmations de commande
  • Pour organiser l’expédition, la livraison, les retours et le service de garantie
  • Pour répondre aux demandes adressées au service client
  • Pour répondre aux questions via l’assistant de chat de notre site et transmettre à notre équipe celles auxquelles il ne peut pas répondre
  • Pour gérer les questions sur les produits, les réclamations, les remboursements et les demandes de remplacement
  • Pour envoyer des messages de service concernant votre commande, votre devis, votre demande ou votre compte
  • Pour envoyer des e-mails marketing lorsque la loi le permet
  • Pour personnaliser le marketing, les recommandations de produits et le contenu du site
  • Pour gérer les e-mails de relance de paiement abandonné et les automatisations du parcours client
  • Pour améliorer notre site, nos produits, notre service client et notre fonctionnement interne
  • Pour examiner les questions et réponses anonymisées du chat afin d’améliorer nos informations produits, nos contenus d’aide, nos produits et notre service
  • Pour détecter, prévenir et enquêter sur la fraude, les abus, les incidents de sécurité ou les activités illicites
  • Pour respecter nos obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires
  • Pour protéger nos droits, nos biens, nos clients et notre activité

3. Traitement assisté par l’IA et automatisation

Nous pouvons utiliser des services fournis par OpenAI (ChatGPT) et Anthropic (Claude), ainsi que des automatisations n8n, pour aider notre personnel à gérer notre activité plus efficacement.

À la date de la présente politique, OpenAI et Anthropic sont les seuls fournisseurs d’IA généraliste que nous utilisons aux fins décrites dans cette section. Nous mettrons cette politique à jour en cas de changement.

Ces outils peuvent nous aider à :

  • Résumer les demandes adressées au service client
  • Rédiger ou améliorer les réponses du service client
  • Organiser les demandes des clients et les tâches internes
  • Traiter les flux de travail liés aux commandes
  • Créer des notes ou résumés internes
  • Soutenir les flux d’e-mail marketing
  • Aider à analyser les retours des clients ou les demandes reçues via le site
  • Améliorer l’efficacité opérationnelle et l’expérience client

Lorsque des informations clients sont traitées à l’aide de ces outils, nous limitons les informations partagées à ce qui est raisonnablement nécessaire pour la tâche concernée. Nous pouvons masquer ou réduire les informations d’identification lorsque c’est possible. Il peut s’agir de détails de commande limités, de messages de clients, de demandes sur les produits, d’informations de livraison ou de notes de suivi nécessaires pour répondre à un client ou gérer une commande ou une demande.

Nous ne transmettons pas intentionnellement à ces outils de données de carte de paiement, de mots de passe, de codes d’authentification ou de données personnelles sensibles, comme des informations de santé. Si des informations sensibles nous sont communiquées, nous évitons de les utiliser dans un traitement assisté par l’IA, sauf si cela est nécessaire, licite et approprié pour la demande ou la commande concernée.

Nous n’utilisons pas de systèmes d’IA pour prendre à votre sujet des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs. L’IA et l’automatisation peuvent aider notre équipe, mais les décisions importantes concernant le service client, les remboursements, la garantie, les réclamations, les commandes et les devis sont prises ou vérifiées par une personne lorsque cela est approprié.

Les conditions propres aux fournisseurs et leurs paramètres de compte déterminent la manière dont le contenu transmis peut être conservé ou utilisé pour améliorer leurs services. Nous ne transmettons pas de données personnelles de clients dans le but d’entraîner des modèles d’IA généralistes. Lorsque c’est possible, des paramètres de confidentialité du compte peuvent être utilisés pour limiter une telle utilisation. Nous n’utilisons des fournisseurs tiers d’IA et d’automatisation qu’aux fins décrites dans la présente politique et appliquons des garanties raisonnables en matière de sécurité et de protection des données.

Assistant de chat du site

Notre site propose un assistant de chat facultatif qui répond aux questions sur nos produits, la livraison, les retours et les commandes. Il repose sur le modèle d’IA Claude d’Anthropic et fonctionne via notre propre service Google Apps Script. Lorsque vous l’utilisez :

  • Ce qui est envoyé : vos messages, les messages précédents de la même conversation et l’adresse de la page que vous consultez sont envoyés à Anthropic afin que l’assistant puisse répondre. L’assistant a pour consigne de répondre uniquement à partir de nos propres informations produits, détails de livraison et contenus d’aide.
  • Dans votre navigateur : la conversation est conservée dans le stockage de session de votre navigateur afin qu’elle reste ouverte lorsque vous changez de page. Elle est supprimée lorsque vous fermez l’onglet ou la fenêtre du navigateur.
  • Saisie vocale : si vous appuyez sur le bouton micro, la reconnaissance vocale de votre navigateur transforme votre voix en texte. Selon votre navigateur, l’audio peut être traité par l’éditeur de celui-ci (par exemple Google pour Chrome ou Apple pour Safari) selon ses propres conditions de confidentialité. Nous ne recevons ni ne conservons jamais d’audio, uniquement le texte qui s’affiche dans la zone de chat. Le micro ne fonctionne que si vous l’autorisez dans votre navigateur, et vous pouvez le désactiver à tout moment dans les paramètres de celui-ci.
  • Transmission de votre question à notre équipe : si l’assistant ne peut pas répondre, il peut vous proposer un court formulaire. Si vous choisissez de l’envoyer, votre nom, votre adresse e-mail, le numéro de téléphone ou de commande que vous ajoutez, votre question, l’adresse de la page et la conversation en cours sont envoyés par e-mail à notre boîte du service client via le service de messagerie de Google, afin qu’un membre de notre équipe puisse vous répondre. Si ce service est indisponible, les mêmes informations sont envoyées via notre formulaire de contact Shopify.
  • Journal du chat utilisé pour améliorer notre service : nous conservons un enregistrement de chaque question et réponse du chat dans une feuille Google Sheets afin de vérifier l’exactitude des réponses et d’améliorer nos informations produits, nos contenus d’aide, nos produits et notre service. Avant tout enregistrement, les adresses e-mail, numéros de téléphone et codes postaux britanniques sont automatiquement supprimés, et les noms et coordonnées saisis dans le formulaire ci-dessus ne sont pas enregistrés dans le journal. Le journal indique également la date, la page et si la conversation a été transmise à notre équipe. Les entrées du journal sont automatiquement supprimées après 24 mois.
  • À titre informatif uniquement : l’assistant donne des informations générales et peut parfois se tromper ; veuillez donc vérifier tout point important (comme la composition, les dimensions ou le mode d’utilisation d’un produit) auprès de notre équipe avant de commander. Il ne prend aucune décision concernant les commandes, remboursements, retours, garanties ou réclamations ; celles-ci sont prises par une personne.
  • Merci de ne pas communiquer d’informations sensibles dans le chat, comme des informations de santé, des données de carte bancaire ou des mots de passe.
  • Entraînement des modèles : Anthropic traite le contenu du chat en tant que prestataire pour notre compte. Selon ses conditions commerciales, le contenu envoyé via son API n’est pas utilisé pour entraîner ses modèles d’IA.

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser le chat. Vous pouvez toujours nous écrire à chat@bodybud.co.uk.

4. E-mail marketing et Omnisend

Nous pouvons utiliser Omnisend ou un logiciel similaire d’e-mail marketing et d’automatisation pour gérer les campagnes, les parcours clients, les formulaires d’inscription, les messages de relance de paiement abandonné, les e-mails d’information sur les produits, les promotions, la segmentation et les préférences de désabonnement.

Si vous vous abonnez à nos communications marketing, effectuez un achat, commencez un paiement ou interagissez d’une autre manière avec notre site, nous pouvons utiliser vos coordonnées, votre historique de commandes, votre activité sur le site et vos préférences marketing pour vous envoyer des communications pertinentes lorsque la loi le permet.

Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail ou en nous contactant à chat@bodybud.co.uk. Les messages de service concernant votre commande, votre livraison, votre compte, un remboursement, la garantie, une consigne de sécurité ou une demande d’assistance ne sont pas des messages marketing et peuvent continuer à vous être envoyés si nécessaire.

5. Bases juridiques du traitement

En vertu du RGPD britannique et, le cas échéant, du RGPD de l’UE, nous nous appuyons sur une ou plusieurs bases juridiques pour traiter vos données personnelles :

Finalité Base juridique
Traitement et exécution des commandes Exécution d’un contrat
Encaissement des paiements et prévention de la fraude Exécution d’un contrat, intérêts légitimes, obligation légale
Expédition, livraison, retours et gestion de la garantie Exécution d’un contrat, intérêts légitimes, obligation légale
Service client Exécution d’un contrat, intérêts légitimes
Assistance par IA et automatisation interne Intérêts légitimes et, le cas échéant, exécution d’un contrat
Assistant de chat du site et transmission des questions du chat à notre équipe Intérêts légitimes (répondre rapidement à vos questions) et mesures précontractuelles lorsque votre question porte sur un achat
Conservation d’un journal de chat anonymisé pour améliorer nos informations, nos produits et notre service Intérêts légitimes
E-mail marketing aux abonnés Consentement
Marketing auprès des clients existants concernant des produits similaires Intérêts légitimes, lorsque les règles du « soft opt-in » de la réglementation PECR le permettent
Statistiques, amélioration du site et reporting Consentement lorsque requis pour les cookies, sinon intérêts légitimes
Registres légaux, fiscaux et comptables Obligation légale

6. Partage des données personnelles

Nous partageons des données personnelles avec des prestataires de confiance lorsque cela est nécessaire pour exploiter notre activité, fournir nos services, respecter la loi ou protéger nos droits. Il peut s’agir notamment de :

  • Shopify, pour l’hébergement du site e-commerce, le paiement, la gestion des commandes et les services associés
  • Prestataires de paiement, pour le traitement sécurisé des paiements
  • Partenaires de livraison, transporteurs et logisticiens, pour l’expédition de votre commande
  • Omnisend ou des plateformes marketing similaires, pour l’e-mail marketing, l’automatisation et la communication avec les clients
  • n8n ou des outils d’automatisation similaires, pour l’automatisation des flux de travail internes
  • OpenAI (ChatGPT) et Anthropic (Claude), pour des tâches limitées de service client et de fonctionnement interne assistées par l’IA
  • Anthropic (Claude), pour faire fonctionner l’assistant de chat du site
  • Google (Google Workspace, dont Apps Script, Gmail et Google Sheets), pour faire fonctionner notre service de chat, transmettre par e-mail les questions du chat à notre équipe et conserver le journal de chat anonymisé
  • Fournisseurs de statistiques, comme Google Analytics, pour comprendre les performances du site
  • Plateformes publicitaires, comme Google, Meta et Shopify Audiences, pour mesurer et améliorer le marketing
  • Fournisseurs de service client, d’avis, d’enquêtes, de formulaires ou d’assistance
  • Conseillers professionnels, notamment comptables, conseillers juridiques et consultants en conformité
  • Autorités de régulation, tribunaux, forces de l’ordre ou autorités publiques lorsque la loi l’exige

Nous ne vendons pas de données personnelles au sens courant de la vente de listes de clients contre de l’argent. Certaines activités de publicité, de statistiques et de suivi peuvent être considérées comme un partage, de la publicité ciblée ou une notion similaire au sens de certaines lois sur la protection de la vie privée.

7. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter ou conserver des données personnelles en dehors du Royaume-Uni, de l’Espace économique européen ou de votre pays de résidence. En cas de transfert, nous nous appuyons sur des garanties appropriées lorsque la loi l’exige, notamment des décisions d’adéquation, des clauses contractuelles types, l’addendum britannique relatif aux transferts internationaux de données, l’accord britannique de transfert international de données, des accords de traitement des données ou d’autres mécanismes de transfert licites.

8. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique, sauf si une durée plus longue est exigée ou autorisée par la loi.

  • Commandes et transactions : conservées à des fins comptables, fiscales, juridiques et d’archivage
  • Dossiers du service client : conservés le temps nécessaire pour gérer les demandes, réclamations, remboursements, demandes de garantie et obligations légales
  • Données marketing : conservées jusqu’à votre désabonnement, au retrait de votre consentement, à votre opposition au marketing ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires
  • Journal du chat (questions et réponses anonymisées) : supprimé automatiquement après 24 mois
  • Questions du chat transmises à notre équipe : conservées comme dossiers du service client, comme ci-dessus
  • Conversation de chat dans votre navigateur : supprimée lorsque vous fermez l’onglet ou la fenêtre
  • Données de cookies et de statistiques : conservées selon la durée de vie du cookie ou de l’outil de statistiques concerné
  • Données relatives à la fraude, à la sécurité et aux aspects juridiques : conservées lorsque cela est nécessaire pour protéger nos droits et respecter nos obligations légales

Lorsque des données personnelles ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou ne les conservons de manière sécurisée que lorsque la loi l’exige.

9. Décisions automatisées et profilage

Nous pouvons recourir à un profilage limité pour comprendre les préférences des clients, rendre notre marketing plus pertinent, analyser l’activité sur le site, segmenter nos campagnes e-mail ou recommander des produits. Nous n’utilisons pas les données personnelles pour des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à votre égard. Shopify et les prestataires de paiement peuvent recourir à un traitement automatisé limité pour détecter et prévenir la fraude, les abus ou les risques de sécurité. L’assistant de chat de notre site fournit uniquement des informations et ne prend aucune décision vous concernant.

10. Publicité comportementale et statistiques

Nous pouvons utiliser des outils de statistiques et de publicité tels que Google Analytics, Google Ads, les outils publicitaires de Meta et Shopify Audiences pour comprendre l’utilisation du site, mesurer les performances marketing, améliorer la publicité et afficher des publicités pertinentes. Ces outils peuvent utiliser des cookies, pixels, balises ou technologies similaires. Lorsque la loi l’exige, nous demandons votre consentement avant de déposer des cookies non essentiels ou d’utiliser des technologies similaires.

Vous pouvez gérer les cookies via votre navigateur ou les préférences de cookies disponibles. Vous pouvez refuser la publicité ciblée via les paramètres proposés par les plateformes publicitaires concernées.

11. Cookies

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires, de performance et de statistiques, fonctionnels, publicitaires et de ciblage, ainsi que des cookies de réseaux sociaux ou de contenu. Le blocage ou la suppression des cookies peut affecter certaines parties du site, notamment le paiement ou les fonctionnalités de compte.

Le chat de notre site utilise le stockage de session de votre navigateur, et non un cookie, pour garder votre conversation ouverte pendant votre navigation. Il est nécessaire au fonctionnement du chat et est supprimé lorsque vous fermez l’onglet ou la fenêtre.

12. Vos droits en matière de protection des données

Selon votre lieu de résidence et la loi applicable, vous pouvez disposer du droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les effacer, d’en limiter le traitement ou de vous y opposer ; de retirer votre consentement ; de demander leur portabilité ; et de vous opposer à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, le cas échéant. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données.

Pour exercer vos droits, contactez chat@bodybud.co.uk. Nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité avant de répondre.

13. Préférences marketing

Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail ou en contactant chat@bodybud.co.uk. Si vous vous désabonnez, nous pouvons continuer à vous envoyer les messages de service nécessaires.

14. Enfants

Notre site et nos services ne sont pas destinés aux enfants. Nous ne collectons pas intentionnellement de données personnelles concernant des enfants. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des données personnelles, contactez-nous afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.

15. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive, l’altération ou la divulgation. Aucun site, plateforme, système de messagerie, outil d’IA, système d’automatisation ou moyen de stockage électronique n’est totalement sécurisé ; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

16. Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites, plateformes, applications ou services tiers. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité, de leur contenu ou de leur sécurité. Veuillez lire leur politique de confidentialité avant de leur communiquer des données personnelles.

17. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour tenir compte de l’évolution de notre activité, de notre site, des technologies, de nos prestataires, de nos outils d’IA et d’automatisation, de nos obligations légales ou des exigences réglementaires. La version la plus récente s’applique à compter de sa date de publication.

18. Réclamations

Si vous avez une réclamation concernant la manière dont nous traitons les données personnelles, contactez-nous d’abord à chat@bodybud.co.uk. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez adresser une réclamation à l’autorité britannique de protection des données (Information Commissioner’s Office) sur ico.org.uk/make-a-complaint, ou à l’autorité de protection des données de votre pays de résidence.

19. Nous contacter

E-mail : chat@bodybud.co.uk
Site web : www.bodybud.co.uk
Responsable du traitement : BODY BUD LTD
Nom commercial : bodybud
Numéro d’immatriculation : 14494016
Adresse du siège / de l’activité : Office 326, 321-323 High Road, Chadwell Heath, Essex, RM6 6AX, Royaume-Uni

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026 (ajout des informations sur l’assistant de chat de notre site)