Polityka prywatności

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób BODY BUD LTD, działająca pod nazwą handlową bodybud, zwana w niniejszej polityce bodybud, „my”, „nas” lub „nasz”, zbiera, wykorzystuje, przechowuje i udostępnia dane osobowe, gdy odwiedzasz naszą stronę internetową, robisz u nas zakupy, kontaktujesz się z nami, zapisujesz się na nasz newsletter, reagujesz na nasze reklamy lub w inny sposób korzystasz z naszych usług.

Niniejsza polityka dotyczy naszej strony internetowej www.bodybud.co.uk, naszych kanałów obsługi klienta (w tym asystenta czatu na stronie), działań w zakresie e-mail marketingu, procesów realizacji zamówień oraz powiązanych systemów, z których korzystamy w prowadzeniu działalności.

W sprawie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub w celu skorzystania z praw dotyczących ochrony danych skontaktuj się z nami pod adresem chat@bodybud.co.uk.

Administrator danych: BODY BUD LTD
Nazwa handlowa: bodybud
Numer spółki: 14494016
Adres siedziby/działalności: Office 326, 321-323 High Road, Chadwell Heath, Essex, RM6 6AX

1. Jakie dane osobowe zbieramy

Dane osobowe to informacje, które pozwalają zidentyfikować Cię bezpośrednio lub pośrednio. Zakres zbieranych przez nas informacji zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług.

Informacje, które nam przekazujesz

  • Imię i nazwisko
  • Adres e-mail
  • Numer telefonu
  • Adres rozliczeniowy
  • Adres dostawy
  • Szczegóły zamówienia
  • Dane dotyczące płatności i transakcji
  • Wiadomości kierowane do obsługi klienta
  • Pytania i wiadomości, które wpisujesz lub wypowiadasz w asystencie czatu na naszej stronie
  • Informacje, które zdecydujesz się podać w formularzu czatu, prosząc o przekazanie pytania naszemu zespołowi
  • Zapytania o produkty
  • Preferencje produktowe lub szczegóły zapytań
  • Opinie, uwagi, odpowiedzi w ankietach lub przesłane formularze
  • Preferencje marketingowe i ustawienia komunikacji

Informacje zbierane automatycznie

  • Adres IP
  • Typ i wersja przeglądarki
  • Typ urządzenia
  • Strefa czasowa
  • Identyfikatory plików cookie
  • Przeglądane strony, produkty i wyszukiwane hasła
  • Strona, którą przeglądasz, korzystając z czatu na naszej stronie
  • Źródło odesłania
  • Sposób, w jaki korzystasz z naszej strony, reklam i e-maili

Informacje od podmiotów trzecich

Możemy otrzymywać informacje od dostawców usług, którzy pomagają nam prowadzić stronę internetową, przetwarzać zamówienia, dostarczać produkty, prowadzić kampanie marketingowe, analizować wyniki, zapobiegać oszustwom lub zapewniać obsługę klienta.

2. Jak wykorzystujemy Twoje dane osobowe

  • Aby prowadzić naszą stronę internetową i świadczyć nasze usługi
  • Aby przetwarzać i realizować Twoje zamówienia
  • Aby przyjmować płatności i wystawiać faktury lub potwierdzenia zamówień
  • Aby organizować wysyłkę, dostawę, zwroty i obsługę gwarancyjną
  • Aby odpowiadać na zapytania kierowane do obsługi klienta
  • Aby odpowiadać na pytania za pośrednictwem asystenta czatu na stronie i przekazywać naszemu zespołowi pytania, na które nie potrafi odpowiedzieć
  • Aby obsługiwać pytania o produkty, reklamacje, zwroty pieniędzy i prośby o wymianę
  • Aby wysyłać wiadomości serwisowe dotyczące Twojego zamówienia, wyceny, zapytania lub konta
  • Aby wysyłać e-maile marketingowe, jeśli zezwalają na to przepisy
  • Aby personalizować marketing, rekomendacje produktów i treści na stronie
  • Aby obsługiwać e-maile dotyczące porzuconych koszyków i automatyzacje ścieżki klienta
  • Aby ulepszać naszą stronę, produkty, obsługę klienta i procesy wewnętrzne
  • Aby analizować zanonimizowane pytania i odpowiedzi z czatu, dzięki czemu możemy ulepszać informacje o produktach, treści pomocy, produkty i obsługę
  • Aby wykrywać, zapobiegać i wyjaśniać oszustwa, nadużycia, incydenty bezpieczeństwa lub działania niezgodne z prawem
  • Aby wypełniać obowiązki prawne, podatkowe, księgowe i regulacyjne
  • Aby chronić nasze prawa, mienie, klientów i działalność

3. Przetwarzanie wspierane przez AI i automatyzacja

Możemy korzystać z usług OpenAI (ChatGPT) i Anthropic (Claude) oraz z automatyzacji przepływu pracy n8n, aby pomóc naszym pracownikom sprawniej prowadzić działalność.

Na dzień sporządzenia niniejszej polityki OpenAI i Anthropic są jedynymi dostawcami ogólnych narzędzi AI, z których korzystamy w celach opisanych w tej sekcji. Jeśli to się zmieni, zaktualizujemy niniejszą politykę.

Narzędzia te mogą pomagać w:

  • Podsumowywaniu zapytań kierowanych do obsługi klienta
  • Przygotowywaniu lub ulepszaniu odpowiedzi obsługi klienta
  • Porządkowaniu zapytań klientów i zadań wewnętrznych
  • Obsłudze procesów związanych z zamówieniami
  • Tworzeniu wewnętrznych notatek lub podsumowań
  • Wspieraniu procesów e-mail marketingu
  • Analizie opinii klientów lub zapytań ze strony internetowej
  • Zwiększaniu efektywności operacyjnej i poprawie doświadczeń klientów

Jeśli informacje o klientach są przetwarzane za pomocą tych narzędzi, ograniczamy przekazywane dane do tego, co jest rozsądnie niezbędne do danego zadania. W miarę możliwości możemy usuwać lub ograniczać informacje identyfikujące. Mogą to być ograniczone szczegóły zamówienia, wiadomości od klientów, zapytania o produkty, informacje o dostawie oraz notatki obsługi potrzebne, aby odpowiedzieć klientowi lub obsłużyć zamówienie lub zapytanie.

Nie przekazujemy celowo do tych narzędzi danych kart płatniczych, haseł, kodów uwierzytelniających ani szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu. Jeśli przekażesz nam informacje wrażliwe, staramy się nie wykorzystywać ich w przetwarzaniu wspieranym przez AI, chyba że jest to konieczne, zgodne z prawem i właściwe w danej sprawie dotyczącej obsługi klienta lub zamówienia.

Nie korzystamy z systemów AI do podejmowania wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. AI i automatyzacja mogą wspierać nasz zespół, ale ważne decyzje dotyczące obsługi klienta, zwrotów pieniędzy, gwarancji, reklamacji, zamówień i wycen są podejmowane lub weryfikowane przez człowieka, gdy jest to właściwe.

To, w jaki sposób przesłane treści mogą być przechowywane lub wykorzystywane do ulepszania usług dostawców, określają ich własne warunki i ustawienia kont. Nie przekazujemy danych osobowych klientów w celu trenowania ogólnych modeli AI. W miarę dostępności możemy korzystać z ustawień prywatności konta, aby ograniczyć takie wykorzystanie. Z usług zewnętrznych dostawców AI i automatyzacji korzystamy wyłącznie w celach opisanych w niniejszej polityce i stosujemy rozsądne zabezpieczenia oraz środki ochrony danych.

Asystent czatu na stronie

Na naszej stronie dostępny jest opcjonalny asystent czatu, który odpowiada na pytania dotyczące naszych produktów, dostawy, zwrotów i zamówień. Działa on w oparciu o model AI Claude firmy Anthropic, za pośrednictwem naszej własnej usługi Google Apps Script. Gdy z niego korzystasz:

  • Co jest przesyłane: Twoje wiadomości, wcześniejsze wiadomości z tego samego czatu oraz adres przeglądanej strony są przesyłane do Anthropic, aby asystent mógł odpowiedzieć. Asystent ma polecenie odpowiadać wyłącznie na podstawie naszych informacji o produktach, szczegółów dostawy i treści pomocy.
  • W Twojej przeglądarce: rozmowa jest przechowywana w pamięci sesji Twojej przeglądarki, dzięki czemu pozostaje otwarta podczas przechodzenia między stronami. Jest usuwana po zamknięciu karty lub okna przeglądarki.
  • Wprowadzanie głosowe: jeśli naciśniesz przycisk mikrofonu, wbudowane w przeglądarkę rozpoznawanie mowy zamieni Twoją wypowiedź na tekst. W zależności od przeglądarki dźwięk może być przetwarzany przez jej dostawcę (np. Google w przypadku Chrome lub Apple w przypadku Safari) na podstawie jego własnych zasad prywatności. Nigdy nie otrzymujemy ani nie przechowujemy nagrań dźwiękowych, a jedynie tekst, który pojawia się w oknie czatu. Mikrofon działa tylko wtedy, gdy zezwolisz na to w przeglądarce, i w każdej chwili możesz go wyłączyć w jej ustawieniach.
  • Przekazanie pytania naszemu zespołowi: jeśli asystent nie zna odpowiedzi, może zaproponować krótki formularz. Jeśli zdecydujesz się go wysłać, Twoje imię, adres e-mail, ewentualnie dodany numer telefonu lub numer zamówienia, Twoje pytanie, adres strony i dotychczasowa rozmowa zostaną przesłane e-mailem do naszej skrzynki obsługi klienta za pośrednictwem usługi pocztowej Google, aby członek naszego zespołu mógł Ci odpowiedzieć. Jeśli ta usługa jest niedostępna, te same dane są przesyłane przez formularz kontaktowy Shopify.
  • Rejestr czatu wykorzystywany do ulepszania obsługi: każde pytanie i odpowiedź z czatu zapisujemy w arkuszu Google, aby sprawdzać trafność odpowiedzi i ulepszać informacje o produktach, treści pomocy, produkty i obsługę. Przed zapisaniem automatycznie usuwane są adresy e-mail, numery telefonów i brytyjskie kody pocztowe, a imiona i dane kontaktowe z powyższego formularza nie trafiają do rejestru. Rejestr zawiera również datę, stronę oraz informację, czy rozmowa została przekazana naszemu zespołowi. Wpisy w rejestrze są automatycznie usuwane po 24 miesiącach.
  • Wyłącznie informacje: asystent udziela ogólnych informacji i czasem może się pomylić, dlatego wszystko, co ważne (np. skład, rozmiary lub sposób użycia produktu), sprawdź przed zamówieniem z naszym zespołem. Asystent nie podejmuje decyzji dotyczących zamówień, zwrotów pieniędzy, zwrotów towaru, gwarancji ani reklamacji; decyzje te podejmuje człowiek.
  • Prosimy nie podawać na czacie danych wrażliwych, takich jak informacje o zdrowiu, dane kart płatniczych czy hasła.
  • Trenowanie modeli: Anthropic przetwarza treść czatu jako nasz usługodawca. Zgodnie z jego warunkami handlowymi treści przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania jego modeli AI.

Korzystanie z czatu nie jest obowiązkowe. Zawsze możesz zamiast tego napisać do nas na adres chat@bodybud.co.uk.

4. E-mail marketing i Omnisend

Możemy korzystać z Omnisend lub podobnego oprogramowania do e-mail marketingu i automatyzacji, aby zarządzać kampaniami, ścieżkami klienta, formularzami zapisu, wiadomościami o porzuconych koszykach, e-mailami edukacyjnymi o produktach, promocjami, segmentacją i preferencjami dotyczącymi rezygnacji z subskrypcji.

Jeśli zapiszesz się na komunikację marketingową, dokonasz zakupu, rozpoczniesz proces składania zamówienia lub w inny sposób skorzystasz z naszej strony, możemy wykorzystywać Twoje dane kontaktowe, historię zamówień, aktywność na stronie i preferencje marketingowe do wysyłania odpowiednich wiadomości, jeśli zezwalają na to przepisy.

W każdej chwili możesz zrezygnować z komunikacji marketingowej, klikając link rezygnacji w e-mailu lub kontaktując się z nami pod adresem chat@bodybud.co.uk. Wiadomości serwisowe dotyczące Twojego zamówienia, dostawy, konta, zwrotu pieniędzy, gwarancji, informacji o bezpieczeństwie lub zgłoszenia do obsługi nie są wiadomościami marketingowymi i w razie potrzeby mogą być nadal wysyłane.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Zgodnie z brytyjskim RODO (UK GDPR) oraz, w stosownych przypadkach, unijnym RODO, przetwarzając Twoje dane osobowe, opieramy się na jednej lub kilku podstawach prawnych:

Cel Podstawa prawna
Przetwarzanie i realizacja zamówień Wykonanie umowy
Przyjmowanie płatności i zapobieganie oszustwom Wykonanie umowy, prawnie uzasadnione interesy, obowiązek prawny
Wysyłka, dostawa, zwroty i obsługa gwarancyjna Wykonanie umowy, prawnie uzasadnione interesy, obowiązek prawny
Obsługa klienta Wykonanie umowy, prawnie uzasadnione interesy
Obsługa wspierana przez AI i automatyzacja wewnętrzna Prawnie uzasadnione interesy oraz, w stosownych przypadkach, wykonanie umowy
Asystent czatu na stronie i przekazywanie pytań z czatu naszemu zespołowi Prawnie uzasadnione interesy (szybkie odpowiadanie na Twoje pytania) oraz działania przed zawarciem umowy, gdy pytasz o zakup
Prowadzenie zanonimizowanego rejestru czatu w celu ulepszania informacji, produktów i obsługi Prawnie uzasadnione interesy
E-mail marketing do subskrybentów Zgoda
Marketing podobnych produktów kierowany do obecnych klientów Prawnie uzasadnione interesy, jeśli pozwalają na to zasady „soft opt-in” brytyjskich przepisów PECR
Analityka, ulepszanie strony i raportowanie biznesowe Zgoda, gdy jest wymagana w przypadku plików cookie, w pozostałych przypadkach prawnie uzasadnione interesy
Dokumentacja prawna, podatkowa i księgowa Obowiązek prawny

6. Udostępnianie danych osobowych

Udostępniamy dane osobowe zaufanym dostawcom usług, gdy jest to niezbędne do prowadzenia działalności, świadczenia usług, przestrzegania prawa lub ochrony naszych praw. Mogą to być:

  • Shopify – hosting sklepu internetowego, proces składania zamówienia, zarządzanie zamówieniami i powiązane usługi sklepu
  • Operatorzy płatności – bezpieczna obsługa płatności
  • Firmy dostawcze, kurierskie i logistyczne – wysyłka zamówień
  • Omnisend lub podobne platformy marketingowe – e-mail marketing, automatyzacja i komunikacja z klientami
  • n8n lub podobne narzędzia automatyzacji – automatyzacja procesów wewnętrznych
  • OpenAI (ChatGPT) i Anthropic (Claude) – ograniczone wsparcie AI w obsłudze klienta i zadaniach operacyjnych
  • Anthropic (Claude) – obsługa asystenta czatu na stronie
  • Google (Google Workspace, w tym Apps Script, Gmail i Arkusze Google) – obsługa czatu na stronie, przesyłanie pytań z czatu e-mailem do naszego zespołu i przechowywanie zanonimizowanego rejestru czatu
  • Dostawcy narzędzi analitycznych, np. Google Analytics – analiza działania strony
  • Platformy reklamowe, np. Google, Meta i Shopify Audiences – pomiar i ulepszanie działań marketingowych
  • Dostawcy usług obsługi klienta, opinii, ankiet, formularzy lub helpdesku
  • Doradcy zawodowi, w tym księgowi, doradcy prawni i konsultanci ds. zgodności
  • Organy regulacyjne, sądy, organy ścigania lub organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy

Nie sprzedajemy danych osobowych w potocznym rozumieniu, czyli nie sprzedajemy list klientów za pieniądze. Niektóre działania reklamowe, analityczne i śledzące mogą jednak zostać uznane za udostępnianie danych, reklamę ukierunkowaną lub podobne działania w rozumieniu niektórych przepisów o ochronie prywatności.

7. Przekazywanie danych za granicę

Niektórzy dostawcy usług mogą przetwarzać lub przechowywać dane osobowe poza Wielką Brytanią, Europejskim Obszarem Gospodarczym lub krajem Twojego zamieszkania. W przypadku takiego przekazania stosujemy, jeśli wymagają tego przepisy, odpowiednie zabezpieczenia, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, brytyjski aneks do umów o międzynarodowym przekazywaniu danych (UK International Data Transfer Addendum), brytyjską umowę o międzynarodowym przekazywaniu danych (UK International Data Transfer Agreement), umowy powierzenia przetwarzania danych lub inne zgodne z prawem mechanizmy przekazywania.

8. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to rozsądnie konieczne do celów opisanych w niniejszej polityce, chyba że dłuższy okres jest wymagany lub dozwolony przez prawo.

  • Dokumentacja zamówień i transakcji: przechowywana do celów księgowych, podatkowych, prawnych i dokumentacji działalności
  • Dokumentacja obsługi klienta: przechowywana tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi zapytań, reklamacji, zwrotów pieniędzy, roszczeń gwarancyjnych i obowiązków prawnych
  • Dane marketingowe: przechowywane do czasu rezygnacji z subskrypcji, wycofania zgody, sprzeciwu wobec marketingu lub do czasu, gdy dane przestaną być potrzebne
  • Rejestr czatu na stronie (zanonimizowane pytania i odpowiedzi): automatycznie usuwany po 24 miesiącach
  • Pytania z czatu przekazane naszemu zespołowi: przechowywane jako dokumentacja obsługi klienta, jak opisano powyżej
  • Rozmowa na czacie w Twojej przeglądarce: usuwana po zamknięciu karty lub okna przeglądarki
  • Dane z plików cookie i narzędzi analitycznych: przechowywane zgodnie z okresem ważności danego pliku cookie lub narzędzia analitycznego
  • Dokumentacja dotycząca oszustw, bezpieczeństwa i kwestii prawnych: przechowywana, jeśli jest to konieczne do ochrony naszych praw i wypełnienia obowiązków prawnych

Gdy dane osobowe nie są już potrzebne, usuwamy je, anonimizujemy lub bezpiecznie przechowujemy wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Możemy stosować ograniczone profilowanie, aby lepiej poznać preferencje klientów, zwiększyć trafność marketingu, analizować aktywność na stronie, segmentować kampanie e-mailowe lub polecać produkty. Nie wykorzystujemy danych osobowych do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Shopify i operatorzy płatności mogą stosować ograniczone zautomatyzowane przetwarzanie w celu wykrywania i zapobiegania oszustwom, nadużyciom lub zagrożeniom bezpieczeństwa. Asystent czatu na naszej stronie udziela wyłącznie informacji i nie podejmuje decyzji dotyczących Ciebie.

10. Reklama behawioralna i analityka

Możemy korzystać z narzędzi analitycznych i reklamowych, takich jak Google Analytics, Google Ads, narzędzia reklamowe Meta i Shopify Audiences, aby rozumieć sposób korzystania ze strony, mierzyć skuteczność marketingu, ulepszać reklamy i wyświetlać trafne reklamy. Narzędzia te mogą wykorzystywać pliki cookie, piksele, tagi lub podobne technologie. Jeśli jest to wymagane, prosimy o zgodę przed zapisaniem nieniezbędnych plików cookie lub zastosowaniem podobnych technologii.

Plikami cookie możesz zarządzać w przeglądarce lub w dostępnych ustawieniach plików cookie. Z reklam ukierunkowanych możesz zrezygnować w ustawieniach oferowanych przez odpowiednie platformy reklamowe.

11. Pliki cookie

Korzystamy z plików cookie niezbędnych, wydajnościowych i analitycznych, funkcjonalnych, reklamowych i targetujących oraz związanych z mediami społecznościowymi lub treściami. Blokowanie lub usuwanie plików cookie może wpłynąć na działanie niektórych części strony, w tym procesu składania zamówienia lub funkcji konta.

Czat na naszej stronie korzysta z pamięci sesji przeglądarki, a nie z pliku cookie, aby rozmowa pozostawała otwarta podczas przeglądania. Jest to niezbędne do działania czatu i jest usuwane po zamknięciu karty lub okna.

12. Twoje prawa dotyczące ochrony danych

W zależności od miejsca zamieszkania i obowiązujących przepisów możesz mieć prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; prawo do wycofania zgody; prawo do przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu wobec decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli ma to zastosowanie. Możesz również złożyć skargę do organu ochrony danych.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres chat@bodybud.co.uk. Przed udzieleniem odpowiedzi możemy potrzebować potwierdzenia Twojej tożsamości.

13. Preferencje marketingowe

W każdej chwili możesz zrezygnować z komunikacji marketingowej, klikając link rezygnacji w e-mailu lub pisząc na adres chat@bodybud.co.uk. Po rezygnacji możemy nadal wysyłać niezbędne wiadomości serwisowe.

14. Dzieci

Nasza strona i usługi nie są przeznaczone dla dzieci. Nie zbieramy celowo danych osobowych od dzieci. Jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane osobowe, skontaktuj się z nami, abyśmy mogli podjąć odpowiednie działania.

15. Bezpieczeństwo

Stosujemy rozsądne środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, zmianą lub ujawnieniem. Żadna strona internetowa, platforma, system poczty e-mail, narzędzie AI, system automatyzacji ani metoda elektronicznego przechowywania danych nie jest w pełni bezpieczna, dlatego nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

16. Linki do stron podmiotów trzecich

Nasza strona może zawierać linki do stron internetowych, platform, aplikacji lub usług podmiotów trzecich. Nie odpowiadamy za ich praktyki w zakresie prywatności, treści ani bezpieczeństwo. Przed podaniem danych osobowych zapoznaj się z ich politykami prywatności.

17. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą politykę, aby uwzględnić zmiany w naszej działalności, stronie internetowej, technologii, dostawcach usług, narzędziach AI i automatyzacji, obowiązkach prawnych lub wymogach regulacyjnych. Najnowsza wersja obowiązuje od dnia jej opublikowania.

18. Skargi

Jeśli masz zastrzeżenia do sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe, najpierw skontaktuj się z nami pod adresem chat@bodybud.co.uk. Jeśli nasza odpowiedź Cię nie zadowoli, możesz złożyć skargę do brytyjskiego organu ochrony danych (Information Commissioner's Office) na stronie ico.org.uk/make-a-complaint.

19. Kontakt

E-mail: chat@bodybud.co.uk
Strona internetowa: www.bodybud.co.uk
Administrator danych: BODY BUD LTD
Nazwa handlowa: bodybud
Numer spółki: 14494016
Adres siedziby/działalności: Office 326, 321-323 High Road, Chadwell Heath, Essex, RM6 6AX

Ostatnia aktualizacja: 14 października 2026 r. (dodano informacje o asystencie czatu na stronie)